建馆以来，档案馆一直实行周值班制度，要求档案员每周轮流值班，这也是馆长宋江岩在馆务会上一再强调的有效办法。值班期间，值班员对档案馆安全防范方面进行日常巡视，确保档案实体安全。定期收发报刊，按时开馆闭馆，每周至少打扫整理一次公共区域，维护良好的工作环境。严格执行首问责任制，值班员对来馆查档师生全程引导，协助完成查询需求，并履行好档案利用手续，将贴心服务贯彻到细节，将每次查档接待业务责任到人，一次性告知、一站式服务。每逢周一，值班员会在工作群中打招呼，档案员向值班员汇报本周分管工作的大事小情，由值班员汇总记录在值班日记中，值班日记也作为档案馆的大事记。

        档案员们都说坚持周值班制度效果很好。信息化科科长王春霞说：“档案员每天检查各自分管库房和档案实体，再加上值班员日常巡视，做到了双重保险，确保档案安全。”文书档案员宋维平说：“开馆、闭馆、清洁等事务由值班员负责，让档案馆日常管理更加有序。”教学档案员刘娟霞说：“值班员的引导非常到位，学生们都说来馆查档或咨询马上就有人接待，一次就解决了问题，特别方便。”新来馆的孟颖也深有体会地说：“值班记录本让档案员清楚地了解每天发生的事情和其他人的工作，增强了团队的凝聚力，对以后的工作也有很多借鉴意义。”